La plupart des personnes tombent facilement dans les distractions parce qu’elles pensent qu’elles n’auront jamais assez de temps pour atteindre un but ambitieux. Tout le jeu consiste à bloquer du temps pour s’assurer que ce qui doit être fait sera fait. Si vous ne parvenez jamais à bloquer, tous les jours, du temps pour faire votre essentiel, vous n’aurez au final jamais le temps de le faire. Je vous propose de concevoir un planning pour prévoir d’abord vos moments de récréations puis vos étapes en direction de votre principal objectif. Quelques conseils pour favoriser votre productivité et pour finir 4 manières pour vous d’éviter les distractions.
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Concevoir un planning pour votre essentiel
Vous avez la responsabilité de protéger votre temps que vous aurez réservé en prenant rendez-vous avec vous-même. Le monde ne va pas s’arrêter pour vous aider à vous concentrer sur votre but et votre agenda ne suffira pas à bloquer du temps. Vous devez éviter les distractions qui vous amènent à la dérive.
Paul Graham dans son essai « Maker’s Schedule Manager’s Schedule » publié en 2009 rappelle la nécessité de longues plages horaires. Dans son ouvrage Graham soutient que l’entreprise classique peut entraver la productivité à cause de la manière de préparer les emplois du temps insuffisamment centrer sur les exécutants.
La productivité, ce n’est pas une question de travailler longtemps ou de courir dans tous les sens.. C’est davantage une question de priorités, de planification et de protection acharnée de votre temps
MARGARITA TARTAKOWSKY
A vrai dire, nous sommes toujours affairé dans une activité. Que ce soit manger, dormir, marcher, lire, respirer… C’est parce que nous sommes en vie que nous faisons quelque chose. À partir de de constat, la question n’est pas de faire quelque chose mais bien de savoir ce que nous allons faire. Bien des choses qui n’ont aucunes importances mais parfois lorsque cela en a, alors elles définissent notre vie.
C’est une fois que vous aurez effectué votre essentiel pour la journée que vous pourrez la consacrer au reste. Chaque jour des programmeurs programmes, des commerciaux génèrent des prospects, des grands artistes dessinent leur oeuvre. Tous les résultats extraordinaires dépendent du temps qui leur est consacré.
Commencez par prévoir vos moments de repos. L’angle d’attaque peut être de ne pas éviter les distractions, mais bien au contraire, il peut s’agir de commencer par les aborder. Prévoir vos vacances à l’avance vous permettra de gérer votre temps de travail en fonction de votre temps de repos. Tout le monde a besoin de repos et prévoir ces moments d’absence, c’est s’organiser pour bien fonctionner. Votre repos est aussi important que votre travail.
Paul Graham distingue le travail pour le diviser en 2 catégories :
- Les exécutants (ceux qui font ou fabrique) : Que ce soit pour exécuter du code, développer des idées, produire des résultats, générer des prospects, concrétiser des projets, ils auront besoin de grandes plages horaires qui sont généralement réparties en demi journées.
- Les décisionnaires (ceux qui supervise ou dirige) : Ils exercent généralement une position d’autorité et leurs temps de travail se divisent en heures pour aller de réunion en réunion.
Parce que les décisionnaires font résonner tout le monde à leur propre fréquence, ils peuvent créer des conflits si des réunions viennent interrompre de façon intempestive les plages de temps des exécutants. Un temps nécessaire à la progression de l’entreprise.
Construisez vous un système qui vous fasse cocher votre prochain objectif. En construisant votre planning, vous bloquez du temps pour bloquer du temps. Après avoir élaboré votre planning, vous pouvez vous sentir dépassé et vous demander « Comment vais-je pouvoir faire toutes ces choses pendant une année ? ». Mais vous aurez conçu un système avec un objectif immédiat qui est la prochaine croix.
La persévérance n’est pas une longue course, ce sont plusieurs courses très courtes, l’une après l’autre
WALTER ELLIOT
Plus vous serez venus à bout de vos prochaines tâches immédiates et à mesure que votre chaîne de tâches s’allongera et plus tout deviendra plus simple. Ce sont votre motivation et votre élan qui prendront le dessus. Vous pouvez le voir comme une formule magique où vous abattez quotidiennement une cascade de dominos. Si vous ne brisez pas votre chaîne, alors vous parviendrez à générer une puissante habitude. L’habitude de bloquer du temps.
Les personnes qui atteignent des résultats extraordinaires sont celles que l’on sollicite le plus. Pourtant ce sont les mêmes qui tiennent leur rendez-vous les plus importants.
Sachez protéger votre temps à consacrer à votre essentiel. La plupart du temps, les demandes qui vous sont faites ont besoin d’être accompli immédiatement. C’est simplement que le demandeur veut s’assurer que quelqu’un va s’en charger. Mais parfois la demande peut être réelle et inévitable. À cela, vous pouvez vous sentir surchargé et surmené avec tous ces impératifs. Bloquer du temps comme concevoir un planning ou autre chose est une chose mais le protéger en est une autre.
Protéger votre bien le plus précieux, votre temps
Vous devez consacrer le plus de temps de productivité possible à votre priorité, c’est-à-dire à votre essentiel. Pour obtenir des résultats extraordinaires, vous devez tirer le maximum de ce que vous faites lorsque vous savez que ça a de l’importance. Ceux qui obtiennent de meilleurs résultats sont ceux qui sont les plus productifs. Ces personnes productives protègent jalousement le temps qu’elles ont réservé pour l’utiliser efficacement pour obtenir les résultats qu’elles cherchent.
Votre but n’est pas d’en faire davantage, mais plutôt d’avoir moins de choses à faire
Commencez par prendre votre calendrier et bloquez tout le temps nécessaire pour accomplir votre essentiel. S’il est ponctuel, bloquez un nombre d’heures ou de jours. Si la tâche est régulière, alors bloquez chaque jour le temps nécessaire pour que la tâche devienne une habitude. En bloquant votre temps, vous allez concentrer et canaliser votre énergie sur votre travail le plus important. C’est votre outil de créativité le plus puissant.
À partir du moment où vous bloquez du temps pour votre essentiel, tout le reste, les autres projets, les emails, les réunions, la correspondance et le téléphone doivent attendre. En bloquant votre temps de cette manière, vous aménagez la journée la plus productive possible pour la répéter chaque jour.
Pour obtenir d’importants résultats et éviter les distractions, vous devez consacrer essentiellement du temps pour 3 choses dans l’ordre suivant :
- Bloquez du temps de détente : Commencez par prévoir vos vacances et vos longs week-ends de repos. N’hésitez pas à les prendre car vous serez plus détendu, reposé et plus productif.
- Bloquez du temps pour votre essentiel : Dans cette démarche, votre travail le plus important passe en second car vous ne pourrez pas conserver votre succès si vous ne vous accordez pas un temps de « récréation ».
- Bloquez du temps pour planifier votre temps : Vous pouvez vous laisser 30 à 60 minutes pour régler vos priorités puis passez à votre essentiel. Le mieux est de bloquer 4h00/jour comme un minimum mais si vous pouvez y consacrer plus de temps, faites-le.
L’efficience, c’est faire ce qu’il faut comme il faut, l’efficacité, c’est faire ce qu’il faut
PETER DRUCKER
Faites le matin et décidez l’après-midi pour obtenir de meilleurs résultats et mieux éviter les distractions. En terminant sur la prise de décision comme seconde priorité, vous allez réserver du temps pour la planification. Durant cette période, vous analysez votre situation et votre destination.
Selon votre objectif dans 1 an ou 5 ans, vous allez pouvoir évaluer votre progression chaque année pour rester sur les rails. Vous pouvez en profiter pour ajouter de nouveaux buts, éliminer ceux qui ne sont plus pertinents ou réviser les anciens.
Vous pouvez bloquer 1h00 chaque semaine pour faire le point sur votre but annuel et vos buts mensuels. Pour cela, vous pouvez vous aider de la question suivante « Quelle est la chose essentielle que je dois faire cette semaine ? » pour me rapprocher de mon but mensuel et ainsi me rapprocher de mon but annuel. C’est de cette manière que vous réalignez vos dominos.
En les considérant comme inamovible, vous protégez le temps que vous avez bloqué. Si un perturbateur essaie de vous entraîner ailleurs, vous pouvez lui répondre « Je suis désolé, j’ai déjà un rendez-vous » et vous lui proposez un autre créneau.
La première chose à faire face à une demande urgente et de l’accepter pour en fixer une date d’accomplissement ultérieure. La clé pour vous est de comprendre votre cascade de dominos qui se produit lorsque vous accomplissez votre essentiel. Vous devez suivre la règle suivante : « Si vous effacez, vous devez remplacer ! ». Reprogrammez le temps que vous avez bloqué pour accomplir la chose la plus importante de sorte que tout le reste devient plus facile voire inutile. Vous pouvez afficher la maxime suivante pour vous aider à éviter les distractions :
Tant que je n’ai pas fait l’essentiel, tout le reste est une distraction
Notez toutes vos distractions puis écartez votre liste pour vous remettre à ce que vous devez faire. C’est une bonne manière pour mieux éviter les distractions de vos pensées car vous trouverez toujours quelque chose qui réclame votre attention.
Voici 4 façons d’éviter les distractions pour garder l’œil sur votre essentiel :
- Trouver un endroit où travailler : Un endroit loin des distractions et des interruptions. Vous pouvez vous servir de votre imagination pour en faire un bunker. Vous y ajoutez un panneau « NE PAS DÉRANGER » ou encore utilisez un paravent pour éviter les distractions qui viendraient vous perturber dans votre travail.
- Prévoyez les fournitures et les provisions : Vous aurez besoin de griffonner et de quoi manger et boire pour vous éviter de faire trop d’allers retours qui pourraient faire dérailler votre journée.
- Éloigner les distractions à portée de mains : Coupez votre téléphone, fermez votre boîte de réception et quittez votre navigateur Internet. Vous devez accorder une attention à 100% sur votre travail.
- Prévenez les autres de votre indisponibilité : Prévenez les personnes les plus susceptibles de vous interrompre avec un délai. Dès qu’ils auront compris votre système, ils feront preuve de sollicitude à votre égard.
Vous devez comprendre que ce n’est pas en travaillant davantage que vous allez atteindre des résultats extraordinaires mais en utilisant mieux votre temps pour accomplir davantage lorsque vous travaillez.
Ce qu’il faut retenir :
- Prévoyez d’abord vos moments de repos : Pour tenir la distance, vous ne devez pas vous tuer à la tâche. Commencer par prévoir vos moments de repos et par des activités qui vous ressource, c’est vous récompenser pour tout le travail que vous allez accomplir.
- Clarifiez votre priorité : Vous allez vous inspirer de votre but pour le laisser dicter vos priorités. C’est de cette façon, lorsque votre destination est alignée avec tout ce que vous faites aujourd’hui que tout devient possible. Une fois vos actions clarifiées, vous savez ce qu’il vous reste à faire : vous mettre au travail 😉
- Cochez l’objectif immédiat, l’un après l’autre : Vous devez adopter un système où le but du jeu est de cocher la prochaine croix pour vous libérer de l’enjeu.
- Répétez vos actions pour qu’elles deviennent plus simples : Si vous ne vous arrêtez pas dans vos actions, vous allez ancrer de puissantes habitudes qui vont vous rapprocher peu à peu de votre objectif.
- Protégez le temps consacré à ce qui compte pour vous : Bloquez du temps en début de journée pour avancer en direction de votre objectif. Pas moins de 4h00 si possible pour le consacrer à votre essentiel.
- Protégez votre temps des distractions : Malgré toute votre détermination, cette dernière n’empêchera pas le monde d’essayer de vous sortir de votre essentiel. Vous devez être ferme ou créatif lorsque vous le devez. Faites le nécessaire pour protéger votre temps que vous avez réservé comme le rendez-vous le plus important.
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