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MÉTHODE GTD – 5 Ă©tapes pour S’ORGANISER SANS STRESS

S'organiser sans stress en 5 étapes -méthode GTD

La mĂ©thode GTD (Getting Things Done) vise Ă  amĂ©liorer et accroĂźtre vos capacitĂ©s d’organisation, votre efficacitĂ© et votre crĂ©ativitĂ© sans stress. Vous voulez gagner du temps et ĂȘtre plus efficace. Pour comprendre votre dĂ©sorganisation et pouvoir plus facilement le traiter, je vous rĂ©vĂšle les origines de ce stress. Enfin pour y remĂ©dier et retrouver de la sĂ©rĂ©nitĂ©, je vous prĂ©sente une logique organisationnelle en 5 Ă©tapes qui sont applicables au travail comme Ă  la maison et adaptable dans de nombreux domaines pour ĂȘtre mieux organisĂ©. La mĂ©thode GTD pour amĂ©liorer sa productivitĂ© en 5 Ă©tapes :

  1. RĂ©unir ce qui doit l’ĂȘtre ! (Collecte) : Il faut savoir ce qu’il est important de collecter. Si une tĂąche Ă  effectuer est en souffrance, ce n’est pas la tĂąche qui souffre mais bien vous. Sans vous encombrez l’esprit avec une foule de dĂ©tails, vous devez ramasser tout ce qui nĂ©cessitera tĂŽt ou tard une dĂ©cision ou une action. Vous allez dans les Ă©tapes suivantes traiter et revoir le tout.
  2. Soyez ordonnĂ© ! (Clarification) : Dans cette Ă©tape, tout ce dont vous avez besoin c’est d’une corbeille Ă  papier ou votre poubelle numĂ©rique. Vous pouvez utiliser un Ă©chĂ©ancier ou calendrier pour vos documents qui nĂ©cessiteront une action et d’un bon systĂšme pour classer tous vos documents qui servent de rĂ©fĂ©rence.
  3. On s’organise ! (Structuration) : Triez vos documents, leurs destinations sont la poubelle, l’incubation ou la rĂ©fĂ©rence. Dans la gestion des Ă©lĂ©ments Ă  concrĂ©tiser, vous allez adopter un systĂšme de classement qui vous convient le mieux. Vous pouvez vous servir d’une liste de projets, des dossiers, des rangements, un agenda, une liste de rappels d’action (To Do List), etc.. DĂšs lors que vous ĂȘtes dans un projet avec un rĂ©sultat attendu dans un certain dĂ©lai, vous devez effectuer des revues hebdomadaires.
  4. AmĂ©liorer son efficacitĂ© ! (RĂ©flexion) : GrĂące Ă  la clarification et structuration, vous avez pu vous organiser en amont. Maintenant vous pouvez rĂ©flĂ©chir efficacement sur vos tĂąches. Si vous ĂȘtes dans un projet Ă  long terme, votre revue pĂ©riodique servira Ă  ajuster et prioriser vos tĂąches.
  5. Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur vos tĂąches avec serĂ©nitĂ©.

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méthode GTD : La méthode GTD en 5 étapes

Une origine impossible à détecter de son propre stress organisationnel

Les nouvelles technologies qui n’ont eu de cesse de se rĂ©pandre ont eu pour effet de brouiller les limites de nos engagements dans nos vies. Pour parvenir Ă  exploiter toutes ces nouvelles technologies et rester au top, il nous faut fournir un effort constant afin de maintenir une efficacitĂ© dans nos mĂ©thodes de travail. Nous sommes tous confrontĂ©s Ă  un flux d’informations qui ne cesse de progresser et qui est plus ou moins pertinent. Cette abondance peut ĂȘtre fabuleuse et aussi traĂźtresse en nous rendant victime d’incessantes distractions. Elle touche Ă  l’efficacitĂ© professionnelle dans la gestion du temps.

méthode GTD : rien ne nous a préparé aux changements rapieds

Rien ne nous avait prĂ©parĂ© dans nos activitĂ©s professionnelles aux changements rapides et spectaculaires de la rĂ©volution technologique. Elle a changĂ© la nature de nos activitĂ©s et a augmentĂ© notre niveau de stress. Il est difficile de percevoir des frontiĂšres bien dĂ©finies dans nos projets professionnels. En l’absence de mĂ©thode GTD, il est difficile de gĂ©rer son agenda, des tĂąches urgentes, d’ĂȘtre bien organisĂ© et d’ĂȘtre plus productif. Ce flou se produit aussi dans la plupart des projets pour finalement crĂ©er davantage de travail pour toutes les parties prenantes.

L’angoisse dĂ©coule du manque de maĂźtrise, d’organisation, de prĂ©paration et d’action

DAVID KEKICH

De plus, il est difficile de savoir oĂč commence et oĂč s’arrĂȘte nos vies professionnelles en raison d’une redĂ©finition permanente de nos responsabilitĂ©s et de nos intĂ©rĂȘts dans notre vie en gĂ©nĂ©ral. Il existe un manque de clartĂ© partout que ce soit au bureau, Ă  la maison, en voiture, en avion, dans le cafĂ© du coin, le week-end, le lundi matin et mĂȘme en vacances. Nous devons choisir l’information la plus pertinente pour s’en sortir au mieux.

mĂ©thode GTD : avec le courrier Ă©lectronique 'urgence a cessĂ© d'ĂȘtre l'exception pour devenir la rĂšgle

Pour ce qui concerne le courrier Ă©lectronique, l’urgence a cessĂ© d’ĂȘtre l’exception pour devenir la rĂšgle ! Il a fait place au stress et Ă  la pression et non Ă  la prise de recul et Ă  la rĂ©flexion. Ainsi nous sommes devenus surmenĂ©s et faillibles.

Reconnaissez qu’aucune application de smartphone, ni sĂ©minaire, ni bonne rĂ©solution ne vous donnera plus de 24h00 dans une journĂ©e. Aucune de ces solutions ne pourra faire les bons choix Ă  votre place. La question la plus importante que nous devons nous poser est la suivante :

Comment savoir à tout instant que l’on fait ce qu’il faut ?

Notre esprit ne cesse de nous rappeler toutes ces choses non commencĂ©es ni terminĂ©es sans pouvoir y remĂ©dier. Cela implique qu’à chaque fois que nous dĂ©cidons de faire quelque chose et que nous le stockons seulement dans notre tĂȘte, une part de nous-mĂȘme estime que nous devons ĂȘtre en train de le faire et nous le rappelle en permanence. DĂšs que nous stockons plus de 2 choses, une pensĂ©e nous agonit de reproche parce que nous sommes dans l’incapacitĂ© de faire 2 choses en mĂȘme temps. Dans cette situation, il est impossible de dĂ©tecter la source de ce stress.

Nos environnements encombrent nos esprits

Pendant la seconde moitiĂ© du XXᔉ siĂšcle, la notion de travail concernait principalement la “main-d’oeuvre”. Aujourd’hui, dans cette Ă©conomie de la connaissance, il concerne le “cerveau-oeuvre”.

Le travail et ses frontiĂšres cognitives sont devenus des notions ambiguĂ«s et floues. Il en est de mĂȘme pour le temps et l’espace. De plus, la quantitĂ© d’informations accessibles et potentiellement utiles est en croissance exponentielle.

On ne saurait dĂ©finir utilement la libertĂ© qu’en la considĂ©rant comme la grande affaire de la vie de l’homme, c’est Ă  dire le processus permettant Ă  l’homme d’éduquer ses rĂ©actions et d’apprendre Ă  maĂźtriser son environnement

WALTER LIPPMANN

Nos vies ont des cycles oĂč parfois les choses s’amĂ©liorent et parfois elles empirent. A certains moments, nous sommes submergĂ©s et Ă  d’autres, nous surnageons en remontant Ă  la surface tant bien que mal. Nos journĂ©es ne durent que 24h00 et nous pouvons accomplir un certain nombre de choses de façon limitĂ©es, de mĂȘme pour les liens que nous entretenons avec d’autres personnes.

méthode GTD : nous sommes dans une tension insoluble qui ne desserre jamais son étau

Nous sommes dans une tension insoluble qui ne desserre jamais son Ă©tau. Lorsque nous faisons des choses qui nous sont imposĂ©es ou lorsque nous ne sommes pas Ă  notre place. Beaucoup de gens sont concernĂ©s dans une sociĂ©tĂ© qui souffre d’une angoisse existentielle.

La majoritĂ© des enfants n’apprennent ni Ă  traiter l’information, ni Ă  identifier les actions fructueuses, ni Ă  se concentrer sur le rĂ©sultat. Ce parcours a tendance en grandissant Ă  nous empĂȘcher de profiter d’opportunitĂ©s et de la gratification Ă  produire de la valeur de façon durable. Pour la plupart d’entre nous, nous avons une idĂ©e assez floue de la prochaine action Ă  exĂ©cuter dans nos projets et nos engagements.

Impossible de se prĂ©parer Ă  ce qui est complĂštement nouveau ! Chacun doit s’adapter et Ă  toute adaptation radicale correspond une crise de l’estime de soi : on est mis Ă  l’épreuve, on doit s’affirmer. Il faut une confiance en soi maĂźtrisĂ©e pour affronter sans frĂ©mir un changement radical

ERIC HOFFER

Nous vivons dans un paradoxe ! Nous pouvons jouir d’une meilleur qualitĂ© de vie tandis que nous subissons un stress en acceptant des responsabilitĂ©s dĂ©passant nos ressources. Nous avons tendance Ă  avoir les yeux plus gros que le ventre. Trop d’options et d’opportunitĂ©s s’accompagnent d’une surcharge et d’une pression sur les choix et les dĂ©cisions. Nombreux sont angoissĂ©s et perplexes et se demandent comment amĂ©liorer leur situation.

méthode GTD : Les croisiÚres paisibles sur le long fleuve tranquille sont devenus un luxe

Les croisiĂšres paisibles sur le long fleuve tranquille sont devenues un luxe. Tout change pendant que vous lisez ces lignes. Et si, au cours de cette lecture, vous avez Ă©tĂ© distrait par votre tĂ©lĂ©phone, obligĂ© Ă  rĂ©pondre Ă  des mails, vous touchez du doigt cette obsession de ne jamais prendre de retard. RĂ©agir est automatique, rĂ©flĂ©chir ne l’est pas.

Les systĂšmes d’organisation ne fonctionnent pas avec la plupart d’entre nous parce qu’ils ne sont pas parvenus Ă  transformer tous les soucis sur lesquels ils essaient d’agir. Tant qu’ils encombrent notre esprit nous ne pourrons pas les gĂ©rer.

La méthode GTD à la rescousse

Dans un contexte turbulent et structuré, il est difficile de rester détendu, concentré et maßtre de la situation. Dés lors, il faut repenser la façon de travailler et adopter de nouvelles méthodes, techniques et habitude de travail.

Il est important de se concentrer sur nos valeurs et nos objectifs fondamentaux. Cela se traduira parfois par des choix difficiles sur ce qu’il faut arrĂȘter de faire et sur ce qui doit retenir le plus gros de notre attention parmi une infinitĂ© d’alternatives.

méthode GTD : Un effort conscient de concentration est nécessaire en direction d'un résultat et d'une action

Un effort conscient de concentration est nĂ©cessaire en direction d’un rĂ©sultat et d’une action. Vous pouvez vous entraĂźner un peu comme un athlĂšte Ă  devenir plus rapide, plus rĂ©actif et plus concentrĂ©. Il est Ă  notre portĂ©e de rĂ©flĂ©chir de façon plus efficace et gĂ©rer le rĂ©sultat avec plus de facilitĂ© et de maĂźtrise.

La contrainte crĂ©Ă©e le talent. Un individu qui en demande toujours plus, sera redoutable d’efficacitĂ© Ă  condition qu’il sache repenser son mode de fonctionnement et qu’il soit capable de modifier le regard qu’il porte sur les choses.

La mĂ©thode GTD ne vise pas simplement Ă  faire des choses mais Ă  obtenir une relation plus saine Ă  son travail de vie. Elle vous guide Ă  choisir ce qu’il faut faire et Ă  quel moment pour Ă©liminer toutes sources de distractions ou de stress sur la tĂąche Ă  effectuer Ă  l’instant T. La clartĂ© de l’esprit et l’espace mental qui en rĂ©sulte peuvent ĂȘtre utiles Ă  tout le monde et pas seulement Ă  quelques cadres qui pensent surtout Ă  leur carriĂšre.

Pour atteindre une productivité sans stress, la méthode GTD vous aide à définir :

  • Le rĂ©sultat du projet
  • L’action Ă  mener. Et cela est loin d’ĂȘtre Ă©vident pour la plupart des gens quand ils parlent des choses qui polarisent leur attention

La vision ne suffit pas, elle doit ĂȘtre alliĂ©e Ă  l’entreprise. Il ne suffit pas de regarder l’escalier, il faut le gravir

VACLAV HAVEL

La mĂ©thode GTD pour ĂȘtre plus performant prĂ©conise Ă©galement de dĂ©marrer au ras des pĂąquerettes, c’est Ă  dire par les activitĂ©s et les engagements les plus banals.

Elle nous apprend Ă  repĂ©rer les vĂ©ritables urgences de celles qui n’en sont pas. Nous pouvons rĂ©viser rĂ©guliĂšrement nos prioritĂ©s et accepter de ne plus faire un certain nombre de tĂąches chronophages peu importantes et peu urgentes. La mĂ©thode GTD aide sur le seul vĂ©ritable travail, faire chaque fois le bon choix.

Ce qu’il faut retenir :

La méthode GTD est un remÚde pour accroßtre son efficacité à :

  • Votre manque de temps
  • Votre souffrance organisationnelle et votre fatigue dĂ©cisionnelle parce que vous croulez sous certaines tĂąches
  • Votre quĂȘte de sens sur ce qui est le plus important Ă  faire Ă  vos yeux
  • Toutes les distractions qui vous dĂ©tournent de votre objectif de vie
  • Votre vision floue sur ce que vous voulez faire et comment le faire
  • Vos absences d’opportunitĂ©s et de choix dans ce que vous entreprenez

Les 5 étapes de la méthode GTD :

  1. PremiĂšre Ă©tape – Ramassez tout ce qui doit l’ĂȘtre (Collectez) : Vous devez collecter tout ce qui tĂŽt ou tard nĂ©cessitera une action ou une dĂ©cision.
  2. Seconde Ă©tape – Soyez ordonnĂ© (Clarifiez) : Commencez Ă  jeter ce qui n’a pas d’importance et utilisez un calendrier pour tout ce qui a besoin d’une Ă©chĂ©ance. PrĂ©parez un systĂšme de classement pour ce qui servira de rĂ©fĂ©rence.
  3. TroisiĂšme Ă©tape – Organisez-vous (Structurez) : Triez la destination de vos documents et tĂąches. Utilisez le meilleur systĂšme de classement pour vous : To Do List, agenda, dossiers de rangement, la simple liste, etc. Rangez les selon ces 3 destinations :
    1. La poubelle
    2. L’incubation
    3. La référence
  4. QuatriĂšme Ă©tape – AmĂ©liorez votre efficacitĂ© (RĂ©flexion) : RĂ©servez vous du temps pour rĂ©flĂ©chir Ă  vos tĂąches afin d’amĂ©liorer votre efficacitĂ©. Ajustez et priorisez vos tĂąches dans un long projet.
  5. CinquiĂšme Ă©tape – Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous pouvez maintenant exĂ©cuter vos taches sans stress.

Et vous, quel systùme d’organisation adoptez-vous ?

Sur le mĂȘme thĂšme

Pour aller plus loin


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signature Pierre-Christophe

2 commentaires sur “MÉTHODE GTD – 5 Ă©tapes pour S’ORGANISER SANS STRESS”

  1. Ce podcast tombe Ă  pic alors que je souhaite passer Ă  la vitesse supĂ©rieure et donc passer Ă  l’action.
    TrĂšs intĂ©ressante cette partie sur le stress qui est Ă  l’origine du fait que l’on n’avance pas. Je n’avais jamais vu ça comme ça !
    GĂ©rer le stress avant de passer Ă  l’action, une nouvelle perspective 🙂

    1. Pierre Christophe Callac

      Il est toujours important de dĂ©finir l’origine d’un problĂšme pour ĂȘtre capable de traiter le problĂšme Ă  sa source. Cette mĂ©thode est un modĂšle que tu peux adapter selon tes besoins. Merci Sandra pour tes mots 😉

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