La mĂ©thode GTD (Getting Things Done) vise Ă amĂ©liorer et accroĂźtre vos capacitĂ©s dâorganisation, votre efficacitĂ© et votre crĂ©ativitĂ© sans stress. Vous voulez gagner du temps et ĂȘtre plus efficace. Pour comprendre votre dĂ©sorganisation et pouvoir plus facilement le traiter, je vous rĂ©vĂšle les origines de ce stress. Enfin pour y remĂ©dier et retrouver de la sĂ©rĂ©nitĂ©, je vous prĂ©sente une logique organisationnelle en 5 Ă©tapes qui sont applicables au travail comme Ă la maison et adaptable dans de nombreux domaines pour ĂȘtre mieux organisĂ©. La mĂ©thode GTD pour amĂ©liorer sa productivitĂ© en 5 Ă©tapes :
- RĂ©unir ce qui doit lâĂȘtre ! (Collecte) : Il faut savoir ce quâil est important de collecter. Si une tĂąche Ă effectuer est en souffrance, ce nâest pas la tĂąche qui souffre mais bien vous. Sans vous encombrez lâesprit avec une foule de dĂ©tails, vous devez ramasser tout ce qui nĂ©cessitera tĂŽt ou tard une dĂ©cision ou une action. Vous allez dans les Ă©tapes suivantes traiter et revoir le tout.
- Soyez ordonnĂ© ! (Clarification) : Dans cette Ă©tape, tout ce dont vous avez besoin câest dâune corbeille Ă papier ou votre poubelle numĂ©rique. Vous pouvez utiliser un Ă©chĂ©ancier ou calendrier pour vos documents qui nĂ©cessiteront une action et dâun bon systĂšme pour classer tous vos documents qui servent de rĂ©fĂ©rence.
- On sâorganise ! (Structuration) : Triez vos documents, leurs destinations sont la poubelle, lâincubation ou la rĂ©fĂ©rence. Dans la gestion des Ă©lĂ©ments Ă concrĂ©tiser, vous allez adopter un systĂšme de classement qui vous convient le mieux. Vous pouvez vous servir dâune liste de projets, des dossiers, des rangements, un agenda, une liste de rappels dâaction (To Do List), etc.. DĂšs lors que vous ĂȘtes dans un projet avec un rĂ©sultat attendu dans un certain dĂ©lai, vous devez effectuer des revues hebdomadaires.
- AmĂ©liorer son efficacitĂ© ! (RĂ©flexion) : GrĂące Ă la clarification et structuration, vous avez pu vous organiser en amont. Maintenant vous pouvez rĂ©flĂ©chir efficacement sur vos tĂąches. Si vous ĂȘtes dans un projet Ă long terme, votre revue pĂ©riodique servira Ă ajuster et prioriser vos tĂąches.
- Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous nâavez plus quâĂ vous concentrer sur vos tĂąches avec serĂ©nitĂ©.
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Une origine impossible à détecter de son propre stress organisationnel
Les nouvelles technologies qui nâont eu de cesse de se rĂ©pandre ont eu pour effet de brouiller les limites de nos engagements dans nos vies. Pour parvenir Ă exploiter toutes ces nouvelles technologies et rester au top, il nous faut fournir un effort constant afin de maintenir une efficacitĂ© dans nos mĂ©thodes de travail. Nous sommes tous confrontĂ©s Ă un flux dâinformations qui ne cesse de progresser et qui est plus ou moins pertinent. Cette abondance peut ĂȘtre fabuleuse et aussi traĂźtresse en nous rendant victime dâincessantes distractions. Elle touche Ă lâefficacitĂ© professionnelle dans la gestion du temps.

Rien ne nous avait prĂ©parĂ© dans nos activitĂ©s professionnelles aux changements rapides et spectaculaires de la rĂ©volution technologique. Elle a changĂ© la nature de nos activitĂ©s et a augmentĂ© notre niveau de stress. Il est difficile de percevoir des frontiĂšres bien dĂ©finies dans nos projets professionnels. En lâabsence de mĂ©thode GTD, il est difficile de gĂ©rer son agenda, des tĂąches urgentes, dâĂȘtre bien organisĂ© et dâĂȘtre plus productif. Ce flou se produit aussi dans la plupart des projets pour finalement crĂ©er davantage de travail pour toutes les parties prenantes.
Lâangoisse dĂ©coule du manque de maĂźtrise, dâorganisation, de prĂ©paration et dâaction
DAVID KEKICH
De plus, il est difficile de savoir oĂč commence et oĂč sâarrĂȘte nos vies professionnelles en raison dâune redĂ©finition permanente de nos responsabilitĂ©s et de nos intĂ©rĂȘts dans notre vie en gĂ©nĂ©ral. Il existe un manque de clartĂ© partout que ce soit au bureau, Ă la maison, en voiture, en avion, dans le cafĂ© du coin, le week-end, le lundi matin et mĂȘme en vacances. Nous devons choisir lâinformation la plus pertinente pour sâen sortir au mieux.

Pour ce qui concerne le courrier Ă©lectronique, lâurgence a cessĂ© dâĂȘtre lâexception pour devenir la rĂšgle ! Il a fait place au stress et Ă la pression et non Ă la prise de recul et Ă la rĂ©flexion. Ainsi nous sommes devenus surmenĂ©s et faillibles.
Reconnaissez quâaucune application de smartphone, ni sĂ©minaire, ni bonne rĂ©solution ne vous donnera plus de 24h00 dans une journĂ©e. Aucune de ces solutions ne pourra faire les bons choix Ă votre place. La question la plus importante que nous devons nous poser est la suivante :
Comment savoir Ă tout instant que lâon fait ce quâil faut ?
Notre esprit ne cesse de nous rappeler toutes ces choses non commencĂ©es ni terminĂ©es sans pouvoir y remĂ©dier. Cela implique quâĂ chaque fois que nous dĂ©cidons de faire quelque chose et que nous le stockons seulement dans notre tĂȘte, une part de nous-mĂȘme estime que nous devons ĂȘtre en train de le faire et nous le rappelle en permanence. DĂšs que nous stockons plus de 2 choses, une pensĂ©e nous agonit de reproche parce que nous sommes dans lâincapacitĂ© de faire 2 choses en mĂȘme temps. Dans cette situation, il est impossible de dĂ©tecter la source de ce stress.
Nos environnements encombrent nos esprits
Pendant la seconde moitiĂ© du XXá” siĂšcle, la notion de travail concernait principalement la âmain-dâoeuvreâ. Aujourdâhui, dans cette Ă©conomie de la connaissance, il concerne le âcerveau-oeuvreâ.
Le travail et ses frontiĂšres cognitives sont devenus des notions ambiguĂ«s et floues. Il en est de mĂȘme pour le temps et lâespace. De plus, la quantitĂ© dâinformations accessibles et potentiellement utiles est en croissance exponentielle.
On ne saurait dĂ©finir utilement la libertĂ© quâen la considĂ©rant comme la grande affaire de la vie de lâhomme, câest Ă dire le processus permettant Ă lâhomme dâĂ©duquer ses rĂ©actions et dâapprendre Ă maĂźtriser son environnement
WALTER LIPPMANN
Nos vies ont des cycles oĂč parfois les choses sâamĂ©liorent et parfois elles empirent. A certains moments, nous sommes submergĂ©s et Ă dâautres, nous surnageons en remontant Ă la surface tant bien que mal. Nos journĂ©es ne durent que 24h00 et nous pouvons accomplir un certain nombre de choses de façon limitĂ©es, de mĂȘme pour les liens que nous entretenons avec dâautres personnes.

Nous sommes dans une tension insoluble qui ne desserre jamais son Ă©tau. Lorsque nous faisons des choses qui nous sont imposĂ©es ou lorsque nous ne sommes pas Ă notre place. Beaucoup de gens sont concernĂ©s dans une sociĂ©tĂ© qui souffre dâune angoisse existentielle.
La majoritĂ© des enfants nâapprennent ni Ă traiter lâinformation, ni Ă identifier les actions fructueuses, ni Ă se concentrer sur le rĂ©sultat. Ce parcours a tendance en grandissant Ă nous empĂȘcher de profiter dâopportunitĂ©s et de la gratification Ă produire de la valeur de façon durable. Pour la plupart dâentre nous, nous avons une idĂ©e assez floue de la prochaine action Ă exĂ©cuter dans nos projets et nos engagements.
Impossible de se prĂ©parer Ă ce qui est complĂštement nouveau ! Chacun doit sâadapter et Ă toute adaptation radicale correspond une crise de lâestime de soi : on est mis Ă lâĂ©preuve, on doit sâaffirmer. Il faut une confiance en soi maĂźtrisĂ©e pour affronter sans frĂ©mir un changement radical
ERIC HOFFER
Nous vivons dans un paradoxe ! Nous pouvons jouir dâune meilleur qualitĂ© de vie tandis que nous subissons un stress en acceptant des responsabilitĂ©s dĂ©passant nos ressources. Nous avons tendance Ă avoir les yeux plus gros que le ventre. Trop dâoptions et dâopportunitĂ©s sâaccompagnent dâune surcharge et dâune pression sur les choix et les dĂ©cisions. Nombreux sont angoissĂ©s et perplexes et se demandent comment amĂ©liorer leur situation.

Les croisiĂšres paisibles sur le long fleuve tranquille sont devenues un luxe. Tout change pendant que vous lisez ces lignes. Et si, au cours de cette lecture, vous avez Ă©tĂ© distrait par votre tĂ©lĂ©phone, obligĂ© Ă rĂ©pondre Ă des mails, vous touchez du doigt cette obsession de ne jamais prendre de retard. RĂ©agir est automatique, rĂ©flĂ©chir ne lâest pas.
Les systĂšmes dâorganisation ne fonctionnent pas avec la plupart dâentre nous parce quâils ne sont pas parvenus Ă transformer tous les soucis sur lesquels ils essaient dâagir. Tant quâils encombrent notre esprit nous ne pourrons pas les gĂ©rer.
La méthode GTD à la rescousse
Dans un contexte turbulent et structuré, il est difficile de rester détendu, concentré et maßtre de la situation. Dés lors, il faut repenser la façon de travailler et adopter de nouvelles méthodes, techniques et habitude de travail.
Il est important de se concentrer sur nos valeurs et nos objectifs fondamentaux. Cela se traduira parfois par des choix difficiles sur ce quâil faut arrĂȘter de faire et sur ce qui doit retenir le plus gros de notre attention parmi une infinitĂ© dâalternatives.

Un effort conscient de concentration est nĂ©cessaire en direction dâun rĂ©sultat et dâune action. Vous pouvez vous entraĂźner un peu comme un athlĂšte Ă devenir plus rapide, plus rĂ©actif et plus concentrĂ©. Il est Ă notre portĂ©e de rĂ©flĂ©chir de façon plus efficace et gĂ©rer le rĂ©sultat avec plus de facilitĂ© et de maĂźtrise.
La contrainte créée le talent. Un individu qui en demande toujours plus, sera redoutable dâefficacitĂ© Ă condition quâil sache repenser son mode de fonctionnement et quâil soit capable de modifier le regard quâil porte sur les choses.
La mĂ©thode GTD ne vise pas simplement Ă faire des choses mais Ă obtenir une relation plus saine Ă son travail de vie. Elle vous guide Ă choisir ce quâil faut faire et Ă quel moment pour Ă©liminer toutes sources de distractions ou de stress sur la tĂąche Ă effectuer Ă lâinstant T. La clartĂ© de lâesprit et lâespace mental qui en rĂ©sulte peuvent ĂȘtre utiles Ă tout le monde et pas seulement Ă quelques cadres qui pensent surtout Ă leur carriĂšre.
Pour atteindre une productivité sans stress, la méthode GTD vous aide à définir :
- Le résultat du projet
- Lâaction Ă mener. Et cela est loin dâĂȘtre Ă©vident pour la plupart des gens quand ils parlent des choses qui polarisent leur attention
La vision ne suffit pas, elle doit ĂȘtre alliĂ©e Ă lâentreprise. Il ne suffit pas de regarder lâescalier, il faut le gravir
VACLAV HAVEL
La mĂ©thode GTD pour ĂȘtre plus performant prĂ©conise Ă©galement de dĂ©marrer au ras des pĂąquerettes, câest Ă dire par les activitĂ©s et les engagements les plus banals.
Elle nous apprend Ă repĂ©rer les vĂ©ritables urgences de celles qui nâen sont pas. Nous pouvons rĂ©viser rĂ©guliĂšrement nos prioritĂ©s et accepter de ne plus faire un certain nombre de tĂąches chronophages peu importantes et peu urgentes. La mĂ©thode GTD aide sur le seul vĂ©ritable travail, faire chaque fois le bon choix.
Ce quâil faut retenir :
La méthode GTD est un remÚde pour accroßtre son efficacité à :
- Votre manque de temps
- Votre souffrance organisationnelle et votre fatigue décisionnelle parce que vous croulez sous certaines tùches
- Votre quĂȘte de sens sur ce qui est le plus important Ă faire Ă vos yeux
- Toutes les distractions qui vous détournent de votre objectif de vie
- Votre vision floue sur ce que vous voulez faire et comment le faire
- Vos absences dâopportunitĂ©s et de choix dans ce que vous entreprenez
Les 5 étapes de la méthode GTD :
- PremiĂšre Ă©tape â Ramassez tout ce qui doit lâĂȘtre (Collectez) : Vous devez collecter tout ce qui tĂŽt ou tard nĂ©cessitera une action ou une dĂ©cision.
- Seconde Ă©tape â Soyez ordonnĂ© (Clarifiez) : Commencez Ă jeter ce qui nâa pas dâimportance et utilisez un calendrier pour tout ce qui a besoin dâune Ă©chĂ©ance. PrĂ©parez un systĂšme de classement pour ce qui servira de rĂ©fĂ©rence.
- TroisiĂšme Ă©tape â Organisez-vous (Structurez) : Triez la destination de vos documents et tĂąches. Utilisez le meilleur systĂšme de classement pour vous : To Do List, agenda, dossiers de rangement, la simple liste, etc. Rangez les selon ces 3 destinations :
- La poubelle
- Lâincubation
- La référence
- QuatriĂšme Ă©tape â AmĂ©liorez votre efficacitĂ© (RĂ©flexion) : RĂ©servez vous du temps pour rĂ©flĂ©chir Ă vos tĂąches afin dâamĂ©liorer votre efficacitĂ©. Ajustez et priorisez vos tĂąches dans un long projet.
- CinquiĂšme Ă©tape â Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous pouvez maintenant exĂ©cuter vos taches sans stress.
Et vous, quel systĂšme dâorganisation adoptez-vous ?
Sur le mĂȘme thĂšme
- Suivre un processus, ne pas signer votre arrĂȘt de mort, bien faire votre travail et vaincre tous les obstacles âSuivre un processus et faites le bien !â
- Savoir comment Ă©conomiser son temps et gagner en efficacitĂ© au travail en 6 Ă©tapes et retrouver votre capacitĂ© de dĂ©cision âĂconomiser son temps et ĂȘtre efficace en 6 Ă©tapesâ
Pour aller plus loinâŠ
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Ce podcast tombe Ă pic alors que je souhaite passer Ă la vitesse supĂ©rieure et donc passer Ă l’action.
TrĂšs intĂ©ressante cette partie sur le stress qui est Ă l’origine du fait que l’on n’avance pas. Je n’avais jamais vu ça comme ça !
GĂ©rer le stress avant de passer Ă l’action, une nouvelle perspective đ
Il est toujours important de dĂ©finir l’origine d’un problĂšme pour ĂȘtre capable de traiter le problĂšme Ă sa source. Cette mĂ©thode est un modĂšle que tu peux adapter selon tes besoins. Merci Sandra pour tes mots đ