MÉTHODE GTD – 5 étapes pour S’ORGANISER SANS STRESS

La méthode GTD (Getting Things Done) vise à améliorer et accroître vos capacités d’organisation, votre efficacité et votre créativité sans stress. Vous voulez gagner du temps et être plus efficace. Pour comprendre votre désorganisation et pouvoir plus facilement le traiter, je vous révèle les origines de ce stress. Enfin pour y remédier et retrouver de la sérénité, je vous présente une logique organisationnelle en 5 étapes qui sont applicables au travail comme à la maison et adaptable dans de nombreux domaines pour être mieux organisé. La méthode GTD pour améliorer sa productivité en 5 étapes :

1. Réunir ce qui doit l’être ! (Collecte) : Il faut savoir ce qu’il est important de collecter. Si une tâche à effectuer est en souffrance, ce n’est pas la tâche qui souffre mais bien vous. Sans vous encombrez l’esprit avec une foule de détails, vous devez ramasser tout ce qui nécessitera tôt ou tard une décision ou une action. Vous allez dans les étapes suivantes traiter et revoir le tout.
2. Soyez ordonné ! (Clarification) : Dans cette étape, tout ce dont vous avez besoin c’est d’une corbeille à papier ou votre poubelle numérique. Vous pouvez utiliser un échéancier ou calendrier pour vos documents qui nécessiteront une action et d’un bon système pour classer tous vos documents qui servent de référence.
3. On s’organise ! (Structuration) : Triez vos documents, leurs destinations sont la poubelle, l’incubation ou la référence. Dans la gestion des éléments à concrétiser, vous allez adopter un système de classement qui vous convient le mieux. Vous pouvez vous servir d’une liste de projets, des dossiers, des rangements, un agenda, une liste de rappels d’action (To Do List), etc.. Dès lors que vous êtes dans un projet avec un résultat attendu dans un certain délai, vous devez effectuer des revues hebdomadaires.
4. Améliorer son efficacité ! (Réflexion) : Grâce à la clarification et structuration, vous avez pu vous organiser en amont. Maintenant vous pouvez réfléchir efficacement sur vos tâches. Si vous êtes dans un projet à long terme, votre revue périodique servira à ajuster et prioriser vos tâches.
5. Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur vos tâches avec serénité.

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Une origine impossible à détecter de son propre stress organisationnel

Les nouvelles technologies qui n’ont eu de cesse de se répandre ont eu pour effet de brouiller les limites de nos engagements dans nos vies. Pour parvenir à exploiter toutes ces nouvelles technologies et rester au top, il nous faut fournir un effort constant afin de maintenir une efficacité dans nos méthodes de travail. Nous sommes tous confrontés à un flux d’informations qui ne cesse de progresser et qui est plus ou moins pertinent. Cette abondance peut être fabuleuse et aussi traîtresse en nous rendant victime d’incessantes distractions. Elle touche à l’efficacité professionnelle dans la gestion du temps.

Rien ne nous avait préparé dans nos activités professionnelles aux changements rapides et spectaculaires de la révolution technologique. Elle a changé la nature de nos activités et a augmenté notre niveau de stress. Il est difficile de percevoir des frontières bien définies dans nos projets professionnels. En l’absence de méthode GTD, il est difficile de gérer son agenda, des tâches urgentes, d’être bien organisé et d’être plus productif. Ce flou se produit aussi dans la plupart des projets pour finalement créer davantage de travail pour toutes les parties prenantes.

L’angoisse découle du manque de maîtrise, d’organisation, de préparation et d’action

DAVID KEKICH

De plus, il est difficile de savoir où commence et où s’arrête nos vies professionnelles en raison d’une redéfinition permanente de nos responsabilités et de nos intérêts dans notre vie en général. Il existe un manque de clarté partout que ce soit au bureau, à la maison, en voiture, en avion, dans le café du coin, le week-end, le lundi matin et même en vacances. Nous devons choisir l’information la plus pertinente pour s’en sortir au mieux.

Pour ce qui concerne le courrier électronique, l’urgence a cessé d’être l’exception pour devenir la règle ! Il a fait place au stress et à la pression et non à la prise de recul et à la réflexion. Ainsi nous sommes devenus surmenés et faillibles.

Reconnaissez qu’aucune application de smartphone, ni séminaire, ni bonne résolution ne vous donnera plus de 24h00 dans une journée. Aucune de ces solutions ne pourra faire les bons choix à votre place. La question la plus importante que nous devons nous poser est la suivante :

Comment savoir à tout instant que l’on fait ce qu’il faut ?

Notre esprit ne cesse de nous rappeler toutes ces choses non commencées ni terminées sans pouvoir y remédier. Cela implique qu’à chaque fois que nous décidons de faire quelque chose et que nous le stockons seulement dans notre tête, une part de nous-même estime que nous devons être en train de le faire et nous le rappelle en permanence. Dès que nous stockons plus de 2 choses, une pensée nous agonit de reproche parce que nous sommes dans l’incapacité de faire 2 choses en même temps. Dans cette situation, il est impossible de détecter la source de ce stress.

Nos environnements encombrent nos esprits

Pendant la seconde moitié du XXᵉ siècle, la notion de travail concernait principalement la “main-d’oeuvre”. Aujourd’hui, dans cette économie de la connaissance, il concerne le “cerveau-oeuvre”.

Le travail et ses frontières cognitives sont devenus des notions ambiguës et floues. Il en est de même pour le temps et l’espace. De plus, la quantité d’informations accessibles et potentiellement utiles est en croissance exponentielle.

On ne saurait définir utilement la liberté qu’en la considérant comme la grande affaire de la vie de l’homme, c’est à dire le processus permettant à l’homme d’éduquer ses réactions et d’apprendre à maîtriser son environnement

WALTER LIPPMANN

Nos vies ont des cycles où parfois les choses s’améliorent et parfois elles empirent. A certains moments, nous sommes submergés et à d’autres, nous surnageons en remontant à la surface tant bien que mal. Nos journées ne durent que 24h00 et nous pouvons accomplir un certain nombre de choses de façon limitées, de même pour les liens que nous entretenons avec d’autres personnes.

Nous sommes dans une tension insoluble qui ne desserre jamais son étau. Lorsque nous faisons des choses qui nous sont imposées ou lorsque nous ne sommes pas à notre place. Beaucoup de gens sont concernés dans une société qui souffre d’une angoisse existentielle.

La majorité des enfants n’apprennent ni à traiter l’information, ni à identifier les actions fructueuses, ni à se concentrer sur le résultat. Ce parcours a tendance en grandissant à nous empêcher de profiter d’opportunités et de la gratification à produire de la valeur de façon durable. Pour la plupart d’entre nous, nous avons une idée assez floue de la prochaine action à exécuter dans nos projets et nos engagements.

Impossible de se préparer à ce qui est complètement nouveau ! Chacun doit s’adapter et à toute adaptation radicale correspond une crise de l’estime de soi : on est mis à l’épreuve, on doit s’affirmer. Il faut une confiance en soi maîtrisée pour affronter sans frémir un changement radical

ERIC HOFFER

Nous vivons dans un paradoxe ! Nous pouvons jouir d’une meilleur qualité de vie tandis que nous subissons un stress en acceptant des responsabilités dépassant nos ressources. Nous avons tendance à avoir les yeux plus gros que le ventre. Trop d’options et d’opportunités s’accompagnent d’une surcharge et d’une pression sur les choix et les décisions. Nombreux sont angoissés et perplexes et se demandent comment améliorer leur situation.

Les croisières paisibles sur le long fleuve tranquille sont devenues un luxe. Tout change pendant que vous lisez ces lignes. Et si, au cours de cette lecture, vous avez été distrait par votre téléphone, obligé à répondre à des mails, vous touchez du doigt cette obsession de ne jamais prendre de retard. Réagir est automatique, réfléchir ne l’est pas.

Les systèmes d’organisation ne fonctionnent pas avec la plupart d’entre nous parce qu’ils ne sont pas parvenus à transformer tous les soucis sur lesquels ils essaient d’agir. Tant qu’ils encombrent notre esprit nous ne pourrons pas les gérer.

La méthode GTD à la rescousse

Dans un contexte turbulent et structuré, il est difficile de rester détendu, concentré et maître de la situation. Dés lors, il faut repenser la façon de travailler et adopter de nouvelles méthodes, techniques et habitude de travail.

Il est important de se concentrer sur nos valeurs et nos objectifs fondamentaux. Cela se traduira parfois par des choix difficiles sur ce qu’il faut arrêter de faire et sur ce qui doit retenir le plus gros de notre attention parmi une infinité d’alternatives.

Un effort conscient de concentration est nécessaire en direction d’un résultat et d’une action. Vous pouvez vous entraîner un peu comme un athlète à devenir plus rapide, plus réactif et plus concentré. Il est à notre portée de réfléchir de façon plus efficace et gérer le résultat avec plus de facilité et de maîtrise.

La contrainte créée le talent. Un individu qui en demande toujours plus, sera redoutable d’efficacité à condition qu’il sache repenser son mode de fonctionnement et qu’il soit capable de modifier le regard qu’il porte sur les choses.

La méthode GTD ne vise pas simplement à faire des choses mais à obtenir une relation plus saine à son travail de vie. Elle vous guide à choisir ce qu’il faut faire et à quel moment pour éliminer toutes sources de distractions ou de stress sur la tâche à effectuer à l’instant T. La clarté de l’esprit et l’espace mental qui en résulte peuvent être utiles à tout le monde et pas seulement à quelques cadres qui pensent surtout à leur carrière.

Pour atteindre une productivité sans stress, la méthode GTD vous aide à définir :

• Le résultat du projet
• L’action à mener. Et cela est loin d’être évident pour la plupart des gens quand ils parlent des choses qui polarisent leur attention

La vision ne suffit pas, elle doit être alliée à l’entreprise. Il ne suffit pas de regarder l’escalier, il faut le gravir

VACLAV HAVEL

La méthode GTD pour être plus performant préconise également de démarrer au ras des pâquerettes, c’est à dire par les activités et les engagements les plus banals.

Elle nous apprend à repérer les véritables urgences de celles qui n’en sont pas. Nous pouvons réviser régulièrement nos priorités et accepter de ne plus faire un certain nombre de tâches chronophages peu importantes et peu urgentes. La méthode GTD aide sur le seul véritable travail, faire chaque fois le bon choix.

Ce qu’il faut retenir :

La méthode GTD est un remède pour accroître son efficacité à :

• Votre manque de temps
• Votre souffrance organisationnelle et votre fatigue décisionnelle parce que vous croulez sous certaines tâches
• Votre quête de sens sur ce qui est le plus important à faire à vos yeux
• Toutes les distractions qui vous détournent de votre objectif de vie
• Votre vision floue sur ce que vous voulez faire et comment le faire
• Vos absences d’opportunités et de choix dans ce que vous entreprenez

Les 5 étapes de la méthode GTD :

1. Première étape – Ramassez tout ce qui doit l’être (Collectez) : Vous devez collecter tout ce qui tôt ou tard nécessitera une action ou une décision.
2. Seconde étape – Soyez ordonné (Clarifiez) : Commencez à jeter ce qui n’a pas d’importance et utilisez un calendrier pour tout ce qui a besoin d’une échéance. Préparez un système de classement pour ce qui servira de référence.
3. Troisième étape – Organisez-vous (Structurez) : Triez la destination de vos documents et tâches. Utilisez le meilleur système de classement pour vous : To Do List, agenda, dossiers de rangement, la simple liste, etc. Rangez les selon ces 3 destinations :
   1. La poubelle
   2. L’incubation
   3. La référence
4. Quatrième étape – Améliorez votre efficacité (Réflexion) : Réservez vous du temps pour réfléchir à vos tâches afin d’améliorer votre efficacité. Ajustez et priorisez vos tâches dans un long projet.
5. Cinquième étape – Silence, moteur, ça tourne ! (Action) : Vous pouvez maintenant exécuter vos taches sans stress.

Et vous, quel système d’organisation adoptez-vous ?

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