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Économiser son temps et être efficace en 6 étapes

économiser son temps

Économiser son temps, c’est le rendre profitable dès lors que vous pouvez l’utiliser. Pour y parvenir, vous avez besoin de temps. Eviter le superflu est une tâche difficile car le monde cherche à vous inonder de choses idiotes à faire. Une interruption consiste à vous empêcher de terminer, une bonne fois pour toute, une tâche prioritaire. Il existe 3 types d’interruptions quotidiennes :

  • Toutes les choses qui vous font perdre du temps : Ce sont toutes les choses qui ne sont pas vraiment importantes comme les discussions, surfer sur le web, de nombreux coups de téléphones et pas mal de réunions.
  • Toutes les tâches qui consomment votre temps : Toutes les requêtes ou tâches répétitives qui vous interrompt dans votre travail important comme lire et répondre à vos courriels électroniques ou encore donner et recevoir des coups de téléphones.
  • Toutes les formes d’assistanats : Ce sont toutes les demandes de validation pour de petites choses comme pour des dépenses ou toutes sortes de problèmes à régler pour vos clients.

Si vous tolérez les imbéciles à vous interrompre, vous en deviendrez un à votre tour. Vous ne pouvez pas reprocher à un imbécile de vous interrompre car c’est comme mettre en garde un clown qui fait peur aux enfants. Ils n’y peuvent rien car c’est dans leur nature.

Limiter vos tâches en 6 étapes pour économiser son temps et gagner en efficacité au travail

Première étape pour économiser son temps – Apprenez à limiter la consultation de ses emails

Commencez votre journée par mener les tâches les plus difficiles ou importantes avant 11h00. Cela suppose de ne pas commencer par vérifier votre boite de réception. Ainsi vous éviterez de remettre à plus tard les tâches importantes sous prétexte de lire vos courriels ou de la pause déjeuner.

économiser son temps : Commencez votre journée par mener les tâches les plus difficiles ou importantes

Pour mieux vous représenter le gain :

économiser son temps : gain de productivité à limiter la consultation des courriels
Tout ce qui est en gris clair représente le temps disponible pour vos tâches importantes

Seconde étape pour économiser son temps – Créer une réponse automatique aux emails

Une autre technique pour économiser son temps consiste à créer une réponse automatique aux emails qui obligera vos collègues, votre chef, vos fournisseurs et vos clients à être plus efficace.

économiser son temps : créer une réponse automatique aux emails

Si cela vous parait impossible à mettre en place, discutez en avec votre supérieur en lui proposant de l’expérimenter 2 ou 3 jours. Vous pouvez argumenter sur le fait d’être constamment interrompu, de recevoir beaucoup de spams ou invoquez des projets en retard. Voici un exemple de message de réponse automatique pour votre courriel :

Bonjour,

Ayant en ce moment beaucoup de travail, je vérifie mes mails 2 fois par jour, à 12h [voir si nécessaire de préciser le fuseau horaire] et à 16h.
En cas d’urgence (et seulement
en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numero].
Merci de votre compréhension.
PS : cette mesure répond à un besoin d’efficacité et de productivité. Elle m’aide à accomplir davantage pour mieux vous servir.

Cordialement,
[signature]

Ce genre de courriel va diminuer le nombre de contacts inutiles et obligera les personnes à réfléchir à deux fois avant de vous interrompre. Une manière d’améliorer l’efficacité collective.

Troisième étape pour économiser son temps – Limiter les coups de téléphone et filtrer les appels entrants

Cette étape consiste à limiter vos coups de fil et à filtrer les appels entrants pour économiser son temps. Pour y parvenir, vous devez vous munir de deux numéros de téléphone, un numéro de bureau pour les appels non urgents et un numéro de mobile pour les appels urgents. Vous pouvez très bien utiliser 2 numéros de mobiles.

économiser son temps : limiter les coups de fil par téléphone

Indiquez votre numéro de mobile dans le mail d’exemple ci-dessous. Vous pouvez laisser la messagerie se charger de prendre le message et écoutez-le sur le moment pour juger de son importance. Il est important de laisser les gêneurs patienter. Voici un exemple de message de réponse automatique pour votre courriel :

Bonjour,

Vous êtes bien sur la messagerie vocale de [prénom]. Je vérifie mes messages deux fois par jour, à 12h [ voir si nécessaire de préciser le fuseau horaire] et à 16h.
En cas d’urgence (et seulement en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numéro]. Sinon, laissez-moi un message et je vous rappellerai dès que j’en prendrai connaissance. Pensez à me laisser votre adresse e-mail, il m’est souvent plus facile de vous répondre rapidement par courriel. Merci de votre compréhension : cette mesure répond à un souci d’efficacité et de productivité pour m’aider à accomplir davantage et mieux vous servir.

Bonne journée,
[votre nom]

Quatrième étape pour économiser son temps – Apprenez à dire “Non” au réunion

Dans cette étape pour économiser son temps, vous allez garder ceux qui vous entourent concentrés sur leurs objectifs. Vous devez apprendre à dire “Non et éviter les réunions. Plus particulièrement celles qui n’ont pas d’objectifs précis que ce soit en face à face ou par téléphone.

"économiser son temps : savoir dire non

Une fois que tout le monde aura compris qu’il n’est pas question de vous déranger et que vous êtes concentré sur ce que vous faites, chacun pourra l’accepter et continuera ses tâches.

Si vous êtes sollicité, pour éviter des aller-retour potentiels, au lieu d’utiliser un message du type “On peut se voir à 14h00 ?” deviendra “On peut se voir à 14h00 ? Si ce n’est pas possible, merci de proposer 3 autres créneaux horaire“. Si vous avez déjà pu expérimenter de coder un programme, vous comprendrez toute l’importance de cultiver la structure suivante “Si…alors“. La réunion aura bien lieu ! alors elle ne devrait pas durer plus de 30 minutes.

Cinquième étape pour économiser son temps – Grouper ce qui consomme du temps

Un temps de “Mise en chauffe” pour toutes les tâches est incompressible. Pour réussir à reprendre une tâche importante suite à une interruption, elle peut prendre jusqu’à 45 minutes pour une mise en condition psychologique. Plus d’un quart des 9 heures de bureau au quotidien, soit 28% serait englouti par les interruptions.

La plupart des gens vérifient leurs mails à longueur de journée par crainte des urgences. Or, les vrai urgences sont assez rares et le plus souvent réversibles. Sinon, arranger les choses ne coûtera souvent pas très cher.

La solution la plus rentable et la moins coûteuse est d’attendre d’avoir un volume suffisamment important à commander. Bienvenue dans la production par lots ou “groupage“. C’est la solution pour venir à bout de toutes ces choses qui nous prennent du temps et nous écartent de notre objectif. Dés lors, vous pouvez échapper aux besognes répétitives qui interrompent les tâches les plus importantes.

économiser son temps : miser sur le groupage

Si vous pouvez calculer le bénéfice émotionnel et financier de l’accomplissement d’une seule tâche importante, vous constaterez que la valeur du groupage est bien supérieure aux économies à l’heure.

Sixième étape pour économiser son temps – Déléguer pour donner réellement des responsabilités

Certains sont incapables d’accomplir une tâche sans avoir au préalable obtenu la permission ou les informations. Que ce soit lorsque votre supérieur hiérarchique qui se mêle de tout ou pour suivre soi-même le travail de quelqu’un d’autre. Toutes ces choses consomment votre temps.

Le QI d’un individu peut donner l’impression d’être multiplié par deux dès que vous lui confiez des responsabilités et que vous lui manifestez votre confiance. Donnez-leur l’occasion de faire leurs preuves, les gens sont plus intelligents que vous ne le pensez.

économiser son temps : vous lui confiez des responsabilités et que vous lui manifestez votre confiance

Le principal objectif est de disposer de la plus grande capacité de prise de décision et d’un accès totale aux informations nécessaires.

Pour définir les règles en votre faveur, vous devez :

  • Limiter l’accès à votre temps.
  • Obliger les personnes à préciser leurs demandes avant de passer du temps avec eux.
  • Regrouper les tâches routinières sans intérêt pour éviter de repousser des projets plus importants.
  • Ne laisser pas les autres vous interrompre.
  • Définir vos priorités pour trouver votre style de vie.

L’idée dans cette démarche est d’obtenir les droits pour lesquelles vous vous battez.

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Et vous, quelles sont vos techniques pour économiser votre temps ?

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signature Pierre-Christophe

2 commentaires sur “Économiser son temps et être efficace en 6 étapes”

  1. Merci pour tous ces bons conseils concrets et très pratiques ! J’aime beaucoup les messages automatiques qui évitent d’avoir à se justifier trop souvent ou d’écourter les discussions 😉

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