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GAGNER DU TEMPS AU TRAVAIL Et Être EFFICACE En 6 Étapes

gagner du temps au travail en 6 Ă©tapes

Gagner du temps au travail, c’est le rendre profitable dĂšs lors que vous pouvez l’utiliser. Pour y parvenir, vous avez besoin de temps. Eviter le superflu est une tĂąche difficile car le monde cherche Ă  vous inonder de choses idiotes Ă  faire. Je vous prĂ©sente 6 Ă©tapes ou astuces pour mieux gĂ©rer votre boite mail, vos appels tĂ©lĂ©phoniques, vos rĂ©unions, grouper certaines tĂąches chronophages et savoir dĂ©lĂ©guer et ainsi amĂ©liorer votre efficacitĂ© professionnelle et votre tranquillitĂ©. Ainsi, vous pourrez gagner plusieurs minutes, heures, jours ou mois de travail que ce soit Ă  votre bureau ou chez vous dans votre entreprise.

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Limiter vos tùches en 6 étapes pour gagner du temps et en efficacité au travail

Ă©conomiser son temps : les 6 Ă©tapes pour Ă©conomiser son temps et ĂȘtre Ă©ficace

Une interruption consiste Ă  vous empĂȘcher de terminer, une bonne fois pour toute, une tĂąche prioritaire. Dans la vie, il existe 3 types d’interruptions quotidiennes :

  1. Toutes les choses qui vous font perdre du temps : Ce sont toutes les choses qui ne sont pas vraiment importantes comme les discussions, surfer sur le web, de nombreux coups de téléphones et pas mal de réunions.
  2. Toutes les tĂąches qui consomment votre temps : Toutes les requĂȘtes ou activitĂ©s rĂ©pĂ©titives qui vous interrompt dans votre travail important comme lire et rĂ©pondre Ă  vos courriels Ă©lectroniques ou encore donner et recevoir des coups de tĂ©lĂ©phones.
  3. Toutes les formes d’assistanats : Ce sont toutes les demandes de validation pour de petites choses (des tĂąches qui semblent au dĂ©part urgentes) comme pour des dĂ©penses ou toutes sortes de problĂšmes Ă  rĂ©gler pour vos clients.

Si vous tolĂ©rez les imbĂ©ciles Ă  vous interrompre, vous en deviendrez un Ă  votre tour. Vous ne pouvez pas reprocher Ă  un imbĂ©cile de vous interrompre car c’est comme mettre en garde un clown qui fait peur aux enfants. Ils n’y peuvent rien car c’est dans leur nature.

1. Apprendre Ă  limiter la consultation de ses emails

Commencez votre journée par mener les tùches les plus difficiles ou importantes avant 11h00. Cela suppose de ne pas commencer par vérifier votre boite de réception. Ainsi vous éviterez de remettre à plus tard les tùches importantes sous prétexte de lire vos courriels ou de la pause déjeuner.

économiser son temps : Commencez votre journée par mener les tùches les plus difficiles ou importantes

Pour mieux vous représenter le gain de temps :

économiser son temps : gain de productivité à limiter la consultation des courriels
Tout ce qui est en gris clair représente le temps disponible pour vos tùches importantes

2. Créer une réponse automatique aux emails

Une autre technique pour Ă©conomiser son temps consiste Ă  crĂ©er une rĂ©ponse automatique aux emails qui obligera vos collĂšgues, votre chef, vos fournisseurs et vos clients Ă  ĂȘtre plus efficace.

économiser son temps : créer une réponse automatique aux emails

Si cela vous parait impossible Ă  mettre en place, discutez en avec votre supĂ©rieur en lui proposant de l’expĂ©rimenter 2 ou 3 jours. Vous pouvez argumenter sur le fait d’ĂȘtre constamment interrompu, de recevoir beaucoup de spams ou invoquez des projets en retard. Voici un exemple de message de rĂ©ponse automatique pour votre courriel :

Bonjour,

Ayant en ce moment beaucoup de travail, je vérifie mes mails 2 fois par jour, à 12h [voir si nécessaire de préciser le fuseau horaire] et à 16h.
En cas d’urgence (et seulement
en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numero].
Merci de votre compréhension.
PS : cette mesure rĂ©pond Ă  un besoin d’efficacitĂ© et de productivitĂ©. Elle m’aide Ă  accomplir davantage pour mieux vous servir.

Cordialement,
[signature]

Ce genre de courriel va diminuer le nombre de contacts inutiles et obligera les personnes Ă  rĂ©flĂ©chir Ă  deux fois avant de vous interrompre. Une maniĂšre d’amĂ©liorer l’efficacitĂ© collective.

3. Limiter les coups de téléphone et filtrer les appels entrants

Cette étape consiste à limiter vos coups de fil et à filtrer les appels entrants pour optimiser votre temps. Pour y parvenir, vous devez vous munir de deux numéros de téléphone, un numéro de bureau pour les appels non urgents et un numéro de mobile pour les appels urgents. Vous pouvez trÚs bien utiliser 2 numéros de mobiles.

économiser son temps : limiter les coups de fil par téléphone

Indiquez votre numĂ©ro de mobile dans le mail d’exemple ci-dessous. Vous pouvez laisser la messagerie se charger de prendre le message et Ă©coutez-le sur le moment pour juger de son importance. Il est important de laisser les gĂȘneurs patienter. Voici un exemple de message de rĂ©ponse automatique pour votre courriel :

Bonjour,

Vous ĂȘtes bien sur la messagerie vocale de [prĂ©nom]. Je vĂ©rifie mes messages deux fois par jour, Ă  12h [ voir si nĂ©cessaire de prĂ©ciser le fuseau horaire] et Ă  16h.
En cas d’urgence (et seulement en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numĂ©ro]. Sinon, laissez-moi un message et je vous rappellerai dĂšs que j’en prendrai connaissance. Pensez Ă  me laisser votre adresse e-mail, il m’est souvent plus facile de vous rĂ©pondre rapidement par courriel. Merci de votre comprĂ©hension : cette mesure rĂ©pond Ă  un souci d’efficacitĂ© et de productivitĂ© pour m’aider Ă  accomplir davantage et mieux vous servir.

Bonne journée,
[votre nom]

4. Apprendre Ă  dire “Non” aux rĂ©unions

Dans cette Ă©tape, vous allez garder ceux qui vous entourent concentrĂ©s sur leurs objectifs pour gagner du temps de productivitĂ©. Vous devez apprendre Ă  dire “Non“ et Ă©viter les rĂ©unions. Plus particuliĂšrement celles qui n’ont pas d’objectifs prĂ©cis que ce soit en face Ă  face ou par tĂ©lĂ©phone.

"Ă©conomiser son temps : savoir dire non

Une fois que tout le monde aura compris qu’il n’est pas question de vous dĂ©ranger et que vous ĂȘtes concentrĂ© sur ce que vous faites, chacun pourra l’accepter et continuera ses tĂąches.

Si vous ĂȘtes sollicitĂ©, pour Ă©viter des aller-retour potentiels, au lieu d’utiliser un message du type “On peut se voir Ă  14h00 ?” deviendra “On peut se voir Ă  14h00 ? Si ce n’est pas possible, merci de proposer 3 autres crĂ©neaux horaires”. Si vous avez dĂ©jĂ  pu expĂ©rimenter de coder un programme, vous comprendrez toute l’importance de cultiver la structure suivante “Si
alors“. La rĂ©union aura bien lieu ! Alors elle ne devrait pas durer plus de 30 minutes.

5. Grouper ce qui consomme du temps

Un temps de “Mise en chauffe” pour toutes les tĂąches est incompressible. Pour rĂ©ussir Ă  reprendre une tĂąche importante suite Ă  une interruption, elle peut prendre jusqu’à 45 minutes pour une mise en condition psychologique. Plus d’un quart des 9 heures de bureau au quotidien, soit 28% serait englouti par les interruptions.

La plupart des gens vérifient leurs mails à longueur de journée par crainte des urgences. Or, les vrais urgences sont assez rares et le plus souvent réversibles. Sinon, arranger les choses ne coûtera souvent pas trÚs cher.

La solution la plus rentable et la moins coĂ»teuse est d’attendre d’avoir un volume suffisamment important Ă  commander. Bienvenue dans la production par lots ou “groupage“. C’est la solution pour venir Ă  bout de toutes ces choses qui nous prennent du temps et nous Ă©cartent de notre objectif. DĂ©s lors, vous pouvez Ă©chapper aux besognes rĂ©pĂ©titives qui interrompent les tĂąches les plus importantes.

Ă©conomiser son temps : miser sur le groupage

Si vous pouvez calculer le bĂ©nĂ©fice Ă©motionnel et financier de l’accomplissement d’une seule tĂąche importante, vous constaterez que la valeur du groupage est bien supĂ©rieure aux Ă©conomies Ă  l’heure.

6. Déléguer pour donner réellement des responsabilités

Certains sont incapables d’accomplir une tĂąche sans avoir au prĂ©alable obtenu la permission ou les informations. Que ce soit lorsque votre supĂ©rieur hiĂ©rarchique qui se mĂȘle de tout ou pour suivre soi-mĂȘme le travail de quelqu’un d’autre. Toutes ces choses consomment votre temps.

Le QI d’un individu peut donner l’impression d’ĂȘtre multipliĂ© par deux dĂšs que vous lui confiez des responsabilitĂ©s et que vous lui manifestez votre confiance. Donnez-leur l’occasion de faire leurs preuves, les gens sont plus intelligents que vous ne le pensez.

économiser son temps : vous lui confiez des responsabilités et que vous lui manifestez votre confiance

Le principal objectif est de disposer de la plus grande capacitĂ© de prise de dĂ©cision et d’un accĂšs total aux informations nĂ©cessaires.

Pour définir les rÚgles en votre faveur et adopter une meilleure gestion de votre temps, vous devez :

  • Limiter l’accĂšs Ă  votre temps.
  • Obliger les personnes Ă  prĂ©ciser leurs demandes avant de passer du temps avec eux.
  • Regrouper les tĂąches routiniĂšres sans intĂ©rĂȘt pour Ă©viter de repousser des projets plus importants.
  • Ne laisser pas les autres vous interrompre.
  • DĂ©finir vos prioritĂ©s pour trouver votre style de vie.

L’idĂ©e dans cette dĂ©marche est d’obtenir les droits pour lesquelles vous vous battez.

Et vous, quelles sont vos techniques pour Ă©conomiser votre temps ?

Sur le mĂȘme thĂšme

Pour aller plus loin


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Timothy Ferris Dans : La semaine de 4h00 – Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux [En ligne] Format Livre papier et numĂ©rique disponible sur : < https://amzn.to/32cThbY >

signature Pierre-Christophe
3 Comments
TrĂšs intĂ©ressant 🙂 Je suis Ă  100% d’accord avec toi sur le fait de commencer par les choses difficiles/importantes! Si je ne les fais pas en dĂ©but de journĂ©e, je procrastine et me retrouve Ă  avoir rĂ©alisĂ© que des petites tĂąches peu productives 🙂
Merci pour tous ces bons conseils concrets et trĂšs pratiques ! J’aime beaucoup les messages automatiques qui Ă©vitent d’avoir Ă  se justifier trop souvent ou d’écourter les discussions 😉