Gagner du temps au travail, c’est le rendre profitable dès lors que vous pouvez l’utiliser. Pour y parvenir, vous avez besoin de temps. Eviter le superflu est une tâche difficile car le monde cherche à vous inonder de choses idiotes à faire. Je vous présente 6 étapes ou astuces pour mieux gérer votre boite mail, vos appels téléphoniques, vos réunions, grouper certaines tâches chronophages et savoir déléguer et ainsi améliorer votre efficacité professionnelle et votre tranquillité. Ainsi, vous pourrez gagner plusieurs minutes, heures, jours ou mois de travail que ce soit à votre bureau ou chez vous dans votre entreprise.
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Limiter vos tâches en 6 étapes pour gagner du temps et en efficacité au travail
Une interruption consiste à vous empêcher de terminer, une bonne fois pour toute, une tâche prioritaire. Dans la vie, il existe 3 types d’interruptions quotidiennes :
- Toutes les choses qui vous font perdre du temps : Ce sont toutes les choses qui ne sont pas vraiment importantes comme les discussions, surfer sur le web, de nombreux coups de téléphones et pas mal de réunions.
- Toutes les tâches qui consomment votre temps : Toutes les requêtes ou activités répétitives qui vous interrompt dans votre travail important comme lire et répondre à vos courriels électroniques ou encore donner et recevoir des coups de téléphones.
- Toutes les formes d’assistanats : Ce sont toutes les demandes de validation pour de petites choses (des tâches qui semblent au départ urgentes) comme pour des dépenses ou toutes sortes de problèmes à régler pour vos clients.
Si vous tolérez les imbéciles à vous interrompre, vous en deviendrez un à votre tour. Vous ne pouvez pas reprocher à un imbécile de vous interrompre car c’est comme mettre en garde un clown qui fait peur aux enfants. Ils n’y peuvent rien car c’est dans leur nature.
1. Apprendre à limiter la consultation de ses emails
Commencez votre journée par mener les tâches les plus difficiles ou importantes avant 11h00. Cela suppose de ne pas commencer par vérifier votre boite de réception. Ainsi vous éviterez de remettre à plus tard les tâches importantes sous prétexte de lire vos courriels ou de la pause déjeuner.
Pour mieux vous représenter le gain de temps :
2. Créer une réponse automatique aux emails
Une autre technique pour économiser son temps consiste à créer une réponse automatique aux emails qui obligera vos collègues, votre chef, vos fournisseurs et vos clients à être plus efficace.
Si cela vous parait impossible à mettre en place, discutez en avec votre supérieur en lui proposant de l’expérimenter 2 ou 3 jours. Vous pouvez argumenter sur le fait d’être constamment interrompu, de recevoir beaucoup de spams ou invoquez des projets en retard. Voici un exemple de message de réponse automatique pour votre courriel :
Bonjour,
Ayant en ce moment beaucoup de travail, je vérifie mes mails 2 fois par jour, à 12h [voir si nécessaire de préciser le fuseau horaire] et à 16h.
En cas d’urgence (et seulement en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numero].
Merci de votre compréhension.
PS : cette mesure répond à un besoin d’efficacité et de productivité. Elle m’aide à accomplir davantage pour mieux vous servir.
Cordialement,
[signature]
Ce genre de courriel va diminuer le nombre de contacts inutiles et obligera les personnes à réfléchir à deux fois avant de vous interrompre. Une manière d’améliorer l’efficacité collective.
3. Limiter les coups de téléphone et filtrer les appels entrants
Cette étape consiste à limiter vos coups de fil et à filtrer les appels entrants pour optimiser votre temps. Pour y parvenir, vous devez vous munir de deux numéros de téléphone, un numéro de bureau pour les appels non urgents et un numéro de mobile pour les appels urgents. Vous pouvez très bien utiliser 2 numéros de mobiles.
Indiquez votre numéro de mobile dans le mail d’exemple ci-dessous. Vous pouvez laisser la messagerie se charger de prendre le message et écoutez-le sur le moment pour juger de son importance. Il est important de laisser les gêneurs patienter. Voici un exemple de message de réponse automatique pour votre courriel :
Bonjour,
Vous êtes bien sur la messagerie vocale de [prénom]. Je vérifie mes messages deux fois par jour, à 12h [ voir si nécessaire de préciser le fuseau horaire] et à 16h. En cas d’urgence (et seulement en cas d’urgence), vous pouvez me contacter au [numéro]. Sinon, laissez-moi un message et je vous rappellerai dès que j’en prendrai connaissance. Pensez à me laisser votre adresse e-mail, il m’est souvent plus facile de vous répondre rapidement par courriel. Merci de votre compréhension : cette mesure répond à un souci d’efficacité et de productivité pour m’aider à accomplir davantage et mieux vous servir.
Bonne journée,
[votre nom]
4. Apprendre à dire “Non” aux réunions
Dans cette étape, vous allez garder ceux qui vous entourent concentrés sur leurs objectifs pour gagner du temps de productivité. Vous devez apprendre à dire « Non » et éviter les réunions. Plus particulièrement celles qui n’ont pas d’objectifs précis que ce soit en face à face ou par téléphone.
Une fois que tout le monde aura compris qu’il n’est pas question de vous déranger et que vous êtes concentré sur ce que vous faites, chacun pourra l’accepter et continuera ses tâches.
Si vous êtes sollicité, pour éviter des aller-retour potentiels, au lieu d’utiliser un message du type « On peut se voir à 14h00 ? » deviendra « On peut se voir à 14h00 ? Si ce n’est pas possible, merci de proposer 3 autres créneaux horaires ». Si vous avez déjà pu expérimenter de coder un programme, vous comprendrez toute l’importance de cultiver la structure suivante « Si…alors ». La réunion aura bien lieu ! Alors elle ne devrait pas durer plus de 30 minutes.
5. Grouper ce qui consomme du temps
Un temps de « Mise en chauffe » pour toutes les tâches est incompressible. Pour réussir à reprendre une tâche importante suite à une interruption, elle peut prendre jusqu’à 45 minutes pour une mise en condition psychologique. Plus d’un quart des 9 heures de bureau au quotidien, soit 28% serait englouti par les interruptions.
La plupart des gens vérifient leurs mails à longueur de journée par crainte des urgences. Or, les vrais urgences sont assez rares et le plus souvent réversibles. Sinon, arranger les choses ne coûtera souvent pas très cher.
La solution la plus rentable et la moins coûteuse est d’attendre d’avoir un volume suffisamment important à commander. Bienvenue dans la production par lots ou « groupage ». C’est la solution pour venir à bout de toutes ces choses qui nous prennent du temps et nous écartent de notre objectif. Dés lors, vous pouvez échapper aux besognes répétitives qui interrompent les tâches les plus importantes.
Si vous pouvez calculer le bénéfice émotionnel et financier de l’accomplissement d’une seule tâche importante, vous constaterez que la valeur du groupage est bien supérieure aux économies à l’heure.
6. Déléguer pour donner réellement des responsabilités
Certains sont incapables d’accomplir une tâche sans avoir au préalable obtenu la permission ou les informations. Que ce soit lorsque votre supérieur hiérarchique qui se mêle de tout ou pour suivre soi-même le travail de quelqu’un d’autre. Toutes ces choses consomment votre temps.
Le QI d’un individu peut donner l’impression d’être multiplié par deux dès que vous lui confiez des responsabilités et que vous lui manifestez votre confiance. Donnez-leur l’occasion de faire leurs preuves, les gens sont plus intelligents que vous ne le pensez.
Le principal objectif est de disposer de la plus grande capacité de prise de décision et d’un accès total aux informations nécessaires.
Pour définir les règles en votre faveur et adopter une meilleure gestion de votre temps, vous devez :
- Limiter l’accès à votre temps.
- Obliger les personnes à préciser leurs demandes avant de passer du temps avec eux.
- Regrouper les tâches routinières sans intérêt pour éviter de repousser des projets plus importants.
- Ne laisser pas les autres vous interrompre.
- Définir vos priorités pour trouver votre style de vie.
L’idée dans cette démarche est d’obtenir les droits pour lesquelles vous vous battez.
Et vous, quelles sont vos techniques pour économiser votre temps ?
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